PKK (II) Kelas XI Semester 1 Pertemuan ke 3

 Silahkan Catat materi berikut di buku tugas PKK (II) !

C. Jenis – jenis Dokumen Administrasi Usaha

Setiap usaha memerlukan berbagai dokumen dalam administrasi usahanya. Berikut ini adalah beberapa dokumen kegiatan administrasi usaha.

a.  Surat menyurat

Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang kusus berlaku untuk surat – menyurat. Fungsi surat antara lain:

1)   Alat komunikasi tulis

2)   Bukti tertulis yang otentik

3)   Alat pengingat jika sewaktu – waktu diperlukan (Arsip)

4)   Alat untuk mewakili perseorangan dan mewakili organisasi (duta organisasi)

5)   Pedoman atau dasar untuk bertindakketerangan yang dapat memberi rasa aman dalam aktivitas tertentu

6)   Bukti historis dari suatu kegiatan.

Berikut ini adalah berbagai jenis berdasarkan sifat, wujud, keamanan isi, proses penyelesaian, dan dinas pos.

1)   Jenis surat berdasarkan sifatnya

a)    Surat pribadi

b)   Surat resmi

c)    Surat sosial

d)   Surat niaga

e)    Surat dinas

2)   Jenis surat berdasarkan wujudnya

a)    Kartu pos

b)   Warkat pos

c)    Surat bersampul

d)   Memorandumt

e)    Telegram

3)   Jenis surat berdasarkan keamanan isinya  

a)    Surat rahasia

b)   Surat konfidensial

c)    Surat biasa

d)   Surat sangat rahasia

4)   Jenis surat berdasarkan proses penyelesaiannya

a)    Surat sangat segera

b)   Surat segera

c)    Surat biasa

5)   Pembagian surat menurut dinas pos

a)    Surat biasa

b)   Surat kilat

c)    Surat kilat khusus

d)   Surat tercatat

e)    Surat berharga

Surat menyurat adalah sehelai kertas atau lebih di mana digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis, dalam hal ini surat menyurat termasuk dalam administrasi usaha, dalam dunia kewirausahaan yang berhubungan dengan kegiatan perniagaan/ jual beli barang maupun jasa antara pengirim (penjual) dan alamat tujuan (pembeli). Surat niaga juga disebut sebagai surat bisnis. Surat ini berfungsi sebagai sarana komunikasi dalam transaksi bisnis/perdagangan. Surat niaga ini digunakan oleh badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat bergna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik.

Jenis – jenis surat niaga sebagai berikut:

1)   Surat perkenalan usaha

2)   Surat permintaan

3)   Surat penawaran

4)   Surat pesanan

5)   Surat faktur

6)   Surat pengantar pengiriman barang

7)   Surat pengaduan

8)   Surat penagihan

 

b.  Perjanjian Dagang

Apabila syarat – syarat pesanan sudah disepakati maka sudah dapat dibuatkan surat perjanjian jual beli.

Pengertian surat perjanjian adalah surat yang isinya kesepakatan atau perjanjian tertulis antara dua belah pihak mengenai hak dan kewajiban masing – masing pihak yang saling mengikat diri untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu.

Secara umum, surat perjanjian dibai menjadi dua macam, yaitu:

1)   Surat perjanjian autentik

2)   Surat perjanjian di bawah tangan